Was ist eine E-Rechnung und wofür wird sie benötigt?
Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die einen strukturierten Datenformat besitzt und damit maschinenlesbar ist. Im Falle der XRechnung ist das XML. E-Rechnungen werden elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit soll der Prozess von der Rechnungserstellung bis hin zur Zahlung komplett digital erfolgen.
Wer ist in der Pflicht die E-Rechnungen zu erstellen bzw. zu empfangen?
E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können, müssen alle Unternehmer ab dem 01.01.2025. Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft nur Umsätze zwischen den in Deutschland ansässigen Unternehmern (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder ggf. im Nebenerwerb betrieben wird. Spätestens ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen (B2B) ausstellen.
Welche Übergangsfristen gelten?
Bis 31.12.2026 dürfen Rechnungsaussteller für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte inländische B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen und auch PDF-Rechnungen (Zustimmung des Rechnungsempfängers vorausgesetzt) versenden. Bis Ende 2027 dürfen für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen und PDF-Rechnungen übermittelt werden, sofern der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (2026) von weniger als 800.000 EURO erwirtschaftet hat. Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) die Grenze von 800.000 EUR überschreitet, haben zumindest noch die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden. Ab 2028 sind dann die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung zwingend von allen inländischen Unternehmen für Leistungen im Bereich der inländischen B2B-Umsätze einzuhalten.
Wie kann ich eine E-Rechnung ausstellen?
Die meisten Anbieter von Rechnungsschreibprogrammen haben die Funktion „E-Rechnung erstellen“ bereits in ihre Softwarelösungen integriert.
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